POSTED IN
Marketing
WRITTEN BY
Karen Kamal
DATE
Bayangkan, kamu sedang menjalankan sebuah bisnis, dan dalam bisnis tersebut, banyak sekali project kreatif yang harus dijalankan secara bersamaan, mulai dari project yang berskala besar dan bersifat kompleks – seperti campaign untuk product launch, sampai project yang berskala kecil dan bersifat daily tasks–seperti desain untuk social media. Dari situ saja, sudah terlihat kalau kebutuhan dan tingkat kesulitannya berbeda.
Tampaknya, akan sulit bagi sebuah tim kreatif dengan formasi tetap diberi tanggung jawab untuk menyelesaikan semuanya. Mungkin saja sewaktu-waktu tim yang sudah ditetapkan malah kelebihan human resource, atau malah sebaliknya. Nyatanya, fleksibilitas dari sebuah tim kreatif adalah privilege yang belum dimiliki semua perusahaan. Lantas, apakah keinginanmu mustahil diwujudkan? Tidak juga.
What is a scalable creative team?
Sebuah tim kreatif bisa dikatakan scalable jika tim tersebut bisa menjadi fleksibel dan bisa beradaptasi sesuai kebutuhan project atau perusahaan secara umum. Tim tersebut bisa “mengecil” atau “membesar” sewaktu-waktu, jika memang diperlukan. Dengan tim kreatif yang scalable, berbagai macam workload mulai dari yang sifatnya harian sampai yang kompleks sekalipun tetap bisa dieksekusi tanpa harus mengorbankan kualitas. Kuncinya adalah alokasi resource yang ideal dan proses pengerjaan yang efektif dalam setiap project.
Untuk project yang lebih kompleks, kamu perlu tim kreatif yang dedicated, dengan human resource yang lebih banyak, dan pastinya tingkat kemahiran skill tiap anggota tim juga lebih spesifik dan beragam. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tasks dalam project ini mungkin lebih lama, tapi durasi project secara keseluruhan berlangsung lebih singkat.
Sebaliknya, di project yang berskala lebih kecil dan sederhana, kamu bisa mengerahkan human resource yang lebih sedikit dan sesekali diselingi oleh project lain yang serupa. Skill set tiap anggota tim juga tidak selalu memerlukan kemahiran yang terlalu tinggi. Untuk jenis ini, setiap tasks tidak butuh waktu lama untuk diselesaikan, tetapi biasanya projectnya bersifat jangka panjang.
So, why is it necessary?
Adanya tim kreatif yang scalable bisa membuat pengerjaan project di skala yang berbeda sekalipun menjadi lebih efisien dan perpindahannya terasa lebih seamless. Beberapa aspek berikut lantas menjadikan tim kreatif yang scalable menjadi lebih unggul daripada tim yang tetap atau non-scalable, misalnya:
Fleksibilitas yang tinggi
Tim kreatif yang scalable terbiasa mengerjakan jenis project yang beragam dengan level kebutuhan yang berbeda. Karena itu, mereka bisa lebih adaptif dan “agile” saat memenuhi berbagai request dalam project kreatif. Tidak perlu lagi khawatir akan kasus kelebihan atau kekurangan human resource saat hendak memulai project.
Variasi skill beragam
Sebuah tim kreatif yang scalable idealnya terdiri dari orang-orang dengan skill kreatif yang berbeda-beda, mulai dari desain grafis, ilustrasi, hingga motion graphics. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu pusing lagi untuk hiring resource tambahan dengan skill yang spesifik, karena satu tim sudah bisa mencakup kebutuhan tersebut sebagai satu paket lengkap.
Proses pengerjaan lebih minim hambatan
Sistem dokumentasi dan project management yang dilakukan oleh scalable creative team akan membuat workflow jadi lebih efisien dan minim hambatan. Hal ini juga didukung dengan kemampuan untuk bekerja secara kolaboratif. Seluruh pihak pun jadi lebih mudah untuk bertukar ide dan menemukan solusi terbaik untuk project mereka.
How to assemble a scalable creative team
Saat kamu ingin menyusun tim kreatif yang scalable, ada beberapa indikator yang perlu kamu perhatikan.
- Pastikan kamu mengetahui kondisi tim yang kamu miliki, apa yang ingin dituju, dan bagaimana cara mewujudkan goals tersebut.
- Ketahui kapasitas dan performa tim kamu saat ini, dan apa saja yang perlu ditingkatkan.
- Setelah mengetahui jawaban dari dua poin sebelumnya, kamu juga perlu mengidentifikasi kendala apa saja yang bisa ditangani oleh tim kreatif in-house, dengan cara merekrut anggota baru, dan mana yang sebaiknya diserahkan kepada tim outsource.
Sebagai contoh, kamu bisa membuat tabel framework dengan format serupa dengan gambar di atas untuk memetakan kemampuan yang dimiliki oleh tim kreatifmu. Dengan begitu, kamu juga bisa mengukur jenis project apa saja yang bisa kamu handle, siapa saja yang mampu mengerjakannya, serta berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakan project tersebut dengan resource yang tersedia saat itu.
Lebih spesifiknya lagi, framework yang dibuat akan memudahkanmu dalam mengukur kapasitas dan performa tim kreatif. Misalnya, jika tim kreatifmu kekurangan desainer yang mampu menggarap project branding, atau tim kreatifmu belum punya performa yang terlalu mumpuni dalam menggarap project motion graphic, maka kamu bisa mempertimbangkan “sektor” itu untuk scale up. Tujuannya, tentu saja untuk memaksimalkan output kreatif dan bisa menyelesaikan lebih banyak project.
What is the most effective way to build a scalable creative team?
Pertanyaan di atas sebetulnya mengerucut ke satu pertanyaan mendasar: Lebih baik hiring atau outsource? Selain mengingat kebutuhan, hal ini juga krusial untuk aspek cost-efficiency.
Dengan hiring, kamu bisa mendapatkan orang-orang yang nantinya punya pemahaman kuat soal brand dan bisnismu secara umum. Tapi, setiap orang tentu juga punya kapasitas yang terbatas. Selain itu, waktu dan biaya yang kamu butuhkan untuk hiring satu orang juga nilainya tidak sedikit. Karena itu, win-win solution yang bisa kamu dapatkan adalah: lakukan hiring hanya untuk tim kreatif yang memikirkan creative concept. Biarkan big picture-nya dirancang oleh tim internal yang kamu miliki. Sisanya, kamu bisa melakukan outsource untuk tenaga kreatif yang sifatnya sebagai eksekutor, seperti freelancer atau creative agency, baik yang konvensional maupun agency dengan model “Creative as a Service” (CaaS).
Pada akhirnya, dengan framework yang telah kamu buat, kebutuhan kreatif yang ada bisa dipenuhi secara ideal, tanpa perlu “menghamburkan” cost yang kamu punya, dan tentunya bisa tetap sesuai dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.
